Politique de confidentialité

La présente politique explique comment Cyberesia SA, Rue de la Corraterie 5, 1204 Genève, Suisse, IDE CHE-190.342.567 TVA (« Cyberesia », « nous »), traite les données personnelles en lien avec Organa, ses sites et ses services (le « Service »). Elle se fonde sur la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et, lorsqu'il s'applique, sur le règlement général sur la protection des données (RGPD).

Cyberesia est responsable du traitement des données de compte, de facturation, d'utilisation du site et de communication décrites ci-dessous. Pour les données que les cabinets et organisations clients introduisent dans le Service (dossiers, documents, contacts, notes), le client est responsable du traitement et Cyberesia agit en qualité de sous-traitant, selon les conditions générales (ch. 8) ou l'accord conclu avec lui. Les personnes dont les données figurent dans un dossier s'adressent en premier lieu au cabinet concerné.

Données que nous traitons

Finalités et bases

Nous traitons ces données pour exécuter le contrat avec le client, assurer la sécurité du Service, respecter nos obligations légales, notamment comptables et fiscales, et pour notre intérêt légitime à exploiter, améliorer et protéger le Service. Nous envoyons des e-mails liés au compte et au Service. Nous ne vendons pas de données personnelles et ne les utilisons pas à des fins publicitaires.

Données des clients et documents

Les données des clients sont hébergées en Suisse, dans une base séparée par organisation. Les documents sont conservés, au choix du client, dans son propre stockage (par exemple Google Drive, Microsoft 365, Dropbox, S3, WebDAV ou kDrive), selon le contrat qu'il a conclu avec ce fournisseur, ou dans le stockage Organa, en Suisse, chiffré avec une clé propre au cabinet. Les sauvegardes sont chiffrées et conservées en Suisse.

Intelligence artificielle

Lorsqu'un utilisateur emploie une fonction d'IA, seul le contenu nécessaire à la requête (instruction, documents sélectionnés, contexte du dossier) est transmis au fournisseur de modèle choisi par l'organisation : un fournisseur proposé par Organa, un fournisseur dont l'organisation fournit sa propre clé, ou un modèle hébergé en Suisse ou chez elle. Lorsque l'anonymisation est activée, les identifiants (adresses e-mail, numéros de téléphone, IBAN, numéros AVS et IDE, et selon le réglage les noms) sont remplacés par des marqueurs avant l'envoi et rétablis dans la réponse affichée.

Les données des clients ne servent pas à entraîner des modèles d'IA. Nous conservons un journal des appels (auteur, date, fonction, modèle, consommation), sans le contenu des requêtes, pour la supervision interne de l'organisation.

Voix

La dictée peut s'effectuer sur l'appareil de l'utilisateur, sans transmission de l'audio. Lorsque l'organisation l'active, la transcription est effectuée par un service hébergé en Suisse ou par Gladia, dans l'Union européenne. Une voix ne peut pas être anonymisée : l'audio est transmis tel quel au service choisi.

Sous-traitants

Nous recourons aux sous-traitants suivants. Ils sont liés par des obligations de confidentialité et de protection des données. Nous publions toute modification de cette liste avant de confier des données à un nouveau sous-traitant.

Les services suivants ne reçoivent des données que si l'organisation les active dans ses réglages :

Les fournisseurs que l'organisation relie elle-même avec ses propres accès (stockage de documents, clés de modèles d'IA, banque, messagerie) ne sont pas nos sous-traitants : ils agissent selon le contrat conclu entre eux et l'organisation.

Transferts à l'étranger

Nous ne communiquons des données hors de Suisse que dans les cas décrits ci-dessus. Vers un pays sans niveau de protection adéquat reconnu, notamment les États-Unis, le transfert repose sur une certification du destinataire au Swiss-U.S. Data Privacy Framework ou sur des clauses contractuelles types reconnues.

Sécurité

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles appropriées : chiffrement en transit et au repos, séparation des données par organisation, authentification à deux facteurs, contrôle et journalisation des accès, sauvegardes chiffrées en Suisse.

Conservation

Les données de compte sont supprimées ou anonymisées dans les 90 jours qui suivent la fermeture du compte. Les pièces comptables sont conservées pendant la durée légale de dix ans. Les données des clients sont supprimées selon les conditions générales (ch. 4.4). Les journaux techniques sont conservés pour une durée limitée, proportionnée à leur finalité de sécurité.

Cookies

Le Service utilise des cookies nécessaires à son fonctionnement : session, sécurité et préférences de langue. Nous n'utilisons pas de cookies publicitaires. Si une mesure d'audience est introduite, elle sera décrite ici et soumise à votre consentement lorsque la loi l'exige.

Vos droits

Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement ou leur remise, et vous opposer à certains traitements, dans les limites prévues par la loi. Écrivez à contact@cyberesia.com. Vous pouvez aussi saisir le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT) ou, dans l'Union européenne, l'autorité de contrôle de votre pays.

Modifications

Nous pouvons adapter la présente politique. La version publiée sur ce site fait foi. Nous informons les clients des modifications importantes par le Service ou par e-mail.

Contact

Cyberesia SA, Rue de la Corraterie 5, 1204 Genève, Suisse. contact@cyberesia.com.